We willen allemaal productiever werken, onze kostbare tijd goed benutten en vooral meer energie uit onze job halen. Hoe bereken je of je werk echt efficiënt en waardevol was? En wat doe je eraan als de resultaten je teleurstellen? Ontdek hier welke methodes het best werken voor welke pijnpunten.
Hoe meet je persoonlijke productiviteit?
Voor jezelf uitmaken hoe productief je dag nu eigenlijk was, is geen simpele opdracht. Hoe meet je immers iets gevoelsmatigs als productiviteit? De bestaande formule stelt dat je productiviteit gelijk is aan de het resultaat van je werk gedeeld door de uren en de energie die je erin hebt geïnvesteerd.
Productiviteit = Output / Input
Een logische, maar ook rationele berekening die geen rekening houdt met hoe relevant, waardevol of succesvol de input en de output zijn. Gebruik je die formule dan gaat puur over efficiëntie. Dat is ook interessant om te weten, maar kan ook een vertekend beeld geven.
Maar het is niet voor elke job of taak even makkelijk om productiviteit op die manier te beoordelen. Wil je een beter zicht krijgen op hoeveel van je tijd je ook effectief relevant benut werd? Dan start je best bij het bijhouden van wat je met die tijd doet, ook wel time logging genoemd. Daarbij schrijf je gedurende een week op wanneer je begon met een taak en wanneer je ermee stopte. Dit doe je voor alles, ook al is het zo simpel als snel een mail beantwoorden, je collega opbellen, koffiepauze en ga zo maar door.
Na een week kan je evalueren. Dit is waar de productiviteitsratio aan bod komt. Neem het totaal aantal uren die je werkt in een week (standaard 38 uren in België) en deel het door de tijd die je echt gespendeerd hebt aan je hoofdopdracht (los van mails, afleiding, collega’s uit de nood helpen...-), aan datgene dat je energie geeft. Daarna kan je van daaruit verder met verhogen van dat resultaat.
Productiviteit = Totaal aantal uren / aantal uren gewerkt aan relevante taken
De 15 beste strategieën om je productiviteit te boosten
De Pomodoro methode
Het idee: Breek je dag op in stukken van 25 minuten, met korte pauzes.
Voor wie: Mensen die zich niet langdurig kunnen concentreren.
De regel van 3
Het idee: Zet 3 doelen voor je dag.
Voor wie: Mensen die veel te lange to-do lijstjes maken.
Eet de kikker
Het idee: Begin met datgene waar je echt geen zin in hebt (de zogenaamde 🐸).
Voor wie: Mensen die aan uitstelgedrag lijden.
Time blocking
Het idee: Plan elk onderdeel van je dag.
Voor wie: Mensen die niet makkelijk grenzen aan hun tijd kunnen stellen.
Timeboxing
Het idee: Zet een tijdslimiet op je projecten en houd je eraan.
Voor wie: Mensen die projecten op de lange baan blijven schuiven.
Taken bundelen
Het idee: Groepeer gelijkaardige taken en voer ze tegelijkertijd uit.
Voor wie: Mensen die van de ene naar de andere taak springen.
De Eisenhouwer matrix
Het idee: Ken je taken dringendheid en belang toe.
Voor wie: Mensen die niet kunnen beslissen waar ze zullen beginnen.
De gouden uren
Het idee: Plan je taken volgens je meest productieve uren.
Voor wie: Mensen met duidelijke pieken en dalen in hun energielevels.
De to-do lijst code
Het idee: Ken je to-do lijst een code toe volgens quick wins en belangrijke projecten.
Voor wie: Mensen die de volgorde waarin ze werken strategischer willen aanpakken.
De ketting
Het idee: Markeer de dagen waarop je je doelen haalt en creëer een zo lang mogelijke ketting.
Voor wie: Mensen die ervoor willen zorgen dat een goede gewoonte zich doorzet.
Lijstjes maken
Het idee: Maak lijstjes om alles wat in je hoofd omgaat te ordenen.
Voor wie: Mensen die hun focus willen verbeteren.
Moeten, zullen, willen
Het idee: Kies 1 taak die je moet doen, 1 die je zult doen en 1 die je wilt doen.
Voor wie: Mensen die voelen dat ze hun eigen tijd niet in de hand hebben.
Tijdvakken vullen
Het idee: Benut de je tijd ten volle, ook de korte momenten.
Voor wie: Mensen die de tijd tussen vergaderingen en het overschakelen naar andere projecten verspillen.
Afleiding weerstaan
Het idee: Neem noodzakelijk maatregelen om afleiding te weerstaan.
Voor wie: Mensen die veel te vaak en veel te snel afgeleid zijn.
Eén ding tegelijk
Het idee: Focus op slechts één taak.
Voor wie: Mensen die in de val van het multitasken lopen.