Performance management is veelal het meest ad hoc proces binnen HR. En dat is jammer, want zowel managers als medewerkers kunnen hier verder door groeien en dat heeft dan weer een impact op de bedrijfsresultaten. Wat maakt feedback vergaren en omzetten in concrete acties nu zo moeilijk? Ontdek in dit blogartikel wat tooling kan betekenen voor jouw performance processen.
Hoe verloopt het performance proces meestal?
Het jaarlijkse functioneringsgesprek vindt wel degelijk plaats. Manager en medewerker gaan in gesprek over de prestaties van het afgelopen jaar, maar ook over de samenwerking binnen het team en werkpunten en ambities voor het komende jaar. Hieruit worden daarna actiepunten gedefinieerd om samen naar dat doel toe te werken.
Helemaal goed tot hier toe. Tot het volgende functioneringsgesprek ingepland wordt en je merkt dat het gesprek van het jaar voordien maar weinig resultaat heeft geleverd. Nog te vaak worden verslagen en actiepunten niet genoteerd, laat staan gedocumenteerd en verder opgevolgd. Worden ze wel gedocumenteerd? Dan verdwijnen ze daarna ergens in een kast of online opslag die niet voor iedereen beschikbaar is.
Dat zorgt er niet alleen voor dat managers niet of moeilijker kunnen teruggrijpen naar de actiepunten, maar ook dat je maar één keer per jaar de kans hebt om prestaties en attitudes bij te sturen. Voor een sterke ontwikkeling is echter een frequente opvolging nodig.
Hoe kan Officient je beter ondersteunen bij dit proces?
Gelukkig kan de juiste tooling je helpen om dit proces te optimaliseren. Door slim te digitaliseren, stroomlijn je namelijk elke stap binnen performance management: van het inplannen van het gesprek tot het opvolgen van de actiepunten. Hoe?
- In de Self Service-app van Officient kunnen managers makkelijk een datum vastleggen voor het functioneringsgesprek en de medewerker in kwestie hierover inlichten. Jij als HR kan bovendien makkelijk bewaken dat gesprekken werkelijk en tijdig worden ingepland.
- Eenmaal het performance review is ingepland, wordt er een digitaal dossier aangemaakt voor dat gesprek. Hier kunnen jij en managers vooraf, maar ook nadien notities met elkaar delen.
- NIEUW! Sinds kort kan je ook op voorhand feedback inwinnen van medewerkers via vragenlijsten. Aan de hand van een template met verschillende open en puntenschaalvragen die je zelf kan opstellen, kunnen managers en medewerkers het gesprek voorbereiden. Zo wordt er meer richting en objectiviteit aan het gesprek gegeven.
Je kan er hier ook voor kiezen om managers zelf een vragenlijst te laten toevoegen. - Na afloop van het gesprek kunnen managers een verslag of samenvatting van wat besproken is toevoegen. Alle betrokken partijen kunnen deze informatie eender wanneer en van eender waar raadplegen. Op die manier wordt het voor iedereen makkelijker om de vinger aan de pols te houden voor de opgestelde actiepunten.
Wat win je daarbij?
Betere documentatie
Dat je verslagen en actiepunten in één digitaal systeem kunt bewaren en dat alle betrokken partijen het vandaaruit kunnen raadplegen zorgt ervoor dat belangrijke informatie makkelijk beschikbaar is. Zo raakt het niet vergeten in een archiefkast en kunnen managers en medewerkers er echt mee aan de slag.
Meer structuur
Door verslagen en actiepunten van vorige gesprekken bij te houden en vragenlijsten op te stellen, win je vooraf al heel wat informatie in. Die goede voorbereiding creëert op zijn beurt dan weer een vlotte flow in het gesprek. Beide partijen weten goed wat ze aan bod willen laten komen en wijken op die manier minder af van de essentie.
Minder subjectiviteit
Geen discussies meer over wie wat wel en wat niet gezegd heeft. In Performance Reviews kan alles teruggevonden worden zoals het heeft plaatsgevonden op het moment van het functioneringsgesprek zelf. Dat zorgt voor eerlijkere gesprekken met meer objectiviteit.
Sterkere opvolging
Goede documentatie en structuur leiden tot slot ook tot een betere opvolging. Gesprekken gebeuren gerichter en betrokken partijen kunnen actiepunten vlot raadplegen en nagaan of ze nageleefd worden. Enkel op die manier kan je performance management echt het verschil maken.