Aan de basis van elke onderneming ligt een organisatorische structuur die de manier van werken aanstuurt. In dit blogartikel gaan we dieper in op wat zo’n structuur inhoudt, hoe je die weergeeft en welke de voornaamste vormen zijn. Hoe organiseer je jouw kmo en hoe structureer je jouw teams?
Wat is een organisatorische structuur?
Een organisatorische structuur schets hoe processen in jouw onderneming zijn georganiseerd en hoe informatie wordt doorgegeven over verschillende niveaus. Denk hierbij aan hiërarchie, spanwijdte van controle en centralisatie. De mate waarin deze zaken aanwezig zijn bepaald welke type structuur jouw organisatie aanneemt.
Welke organisatorische structuren bestaan er?
Net omdat het zo bedrijfsspecifiek is, bestaat een grote verscheidenheid in hoe zaakvoerders hun organisatie leiden. Wel zijn er enkele grote lijnen te ontdekken: van mechanische tot organische structuren.
De mechanische structuren, ook wel gekend als bureaucratische structuren, zijn de meest strikte. Denk aan een dichte lijn van controle, centralisatie van de organisatie en specialisaties (in departementen).
De organische structuren zijn de zogenaamde vlakke structuren. Denk aan meer vrijheid binnen projecten, meer decentralisatie en meer intersecties binnen teams.
Hoe geef je die structuur weer?
Om je organisatorische structuur te visualiseren maak je een organogram, een schema die inzicht heeft in hoe je kmo in elkaar zit. Dit schema creëert helderheid en zorgt er idealiter voor dat processen efficiënter worden ingericht.
Wie heeft welke functie?
Welke verantwoordelijkheden draagt iedere medewerker of stakeholder?
Welke intersecties zijn er tussen de bestaande teams?
Zelf een organogram maken? Lees er hier meer over, of ontdek hier hoe je er één samenstelt in Officient.
De 5 voornaamste structuren
Functionele structuur
De meest voorkomende structuur wordt gebaseerd op jobtitels en deelt de organisatie op in departementen. De CEO staat aan het hoofd, daarna volgen de managers van de verschillende departementen en worden medewerkers onderverdeeld in die departementen op basis van hun rol. Zo komen marketeers bijvoorbeeld in hun eigen marketing-departement terecht.
Deze structuur zorgt ervoor dat groei makkelijk schaalbaar is en dat medewerkers verder kunnen specialiseren in hun vakgebied. Langs de andere kant is de structuur mechanisch, waardoor er grenzen kunnen ontstaan tussen verschillende functies. Dit staat interessante intersecties, kennisdeling en communicatie over teams heen in de weg.
Divisiestructuur
Bij een divisiestructuur worden departementen ingeruild voor divisies. De structuur wordt niet opgedeeld volgens rol, maar op basis van het product of de dienst, de markt, processen of geografische gegevens.
Veelal kan de divisiestructuur gezien worden als meerdere, kleinere functionele structuren, aangezien binnen de verschillende divisies ook met departementen kan worden gewerkt. Wel hebben ze meer autonomie. Dat is positief omdat expertise op die manier flexibeler ingezet wordt, maar het brengt ook enkele eventuele problemen met zich mee:
moeilijkheden om groei te schalen
risico dat verschillende divisies onbewust aan hetzelfde werken
ongewilde competitie van andere divisies
eventuele problemen bij het nemen van beslissingen op bedrijfsniveau
begrenzing van samenwerkingen over teams heen
Cirkelstructuur
De cirkelstructuur mag er dan wel volledig anders uitzien, toch is ze even hiërarchisch als de functionele structuur. Het is het top-down-principe in een nieuw jasje: in plaats van van boven naar beneden te bewegen, bevinden de hogere niveaus zich in het midden van cirkel. Ze organiseren alles vanuit het centrum van de onderneming. In een tweede laag bevinden zich de managers, in de buitenste laag de medewerkers/specialiseten.
Doordat departementen en divisies vermeden worden, wordt het bedrijf meer als één geheel voorgesteld. Dat stimuleert in theorie open communicatie en alignering. In de praktijk dringt zich echter een ander verhaal op: de cirkelstructuur is vaak ingewikkeld, zeker voor nieuwkomers. Waarvoor kan je bij wie terecht?
Matrixstructuur
Bij de matrixstructuur wordt niet gerapporteerd aan één persoon (medewerkers rapporteren aan managers die daarna rapporteren aan het C-level), maar zijn er op zijn minst 2 lijnen van rapportering. Over het algemeen gaat het om een functionele lijn op basis van jobtitel, plus een projectgebaseerde lijn. Zo maken marketeers deel uit van het marketingteam, maar zijn diezelfde marketeers ook toegewezen aan verschillende projecten.
Dat is positief voor specialisatie, voor kennisdeling en voor het vereenvoudigen van een processen, maar heeft ook een keerzijde. Managers van functionele teams hebben andere prioriteiten dan de projectmanagers, wat voor verwarring kan zorgen. Daarnaast vraagt het rapporteren dubbel zoveel tijd. Het managen van teams via de matrixstructuur verloopt daarom vaak stroef en efficiënt.
Vlakke structuur
De vlakke structuur stapt af van het piramide-idee en ontwikkeld daardoor een organische structuur. De tussenliggende managementlagen nemen af of verdwenen zelfs helemaal. De hiërarchie, de mate van controle en de grenzen van de afdelingen vervagen, terwijl de autonomie en de verantwoordelijkheden toenemen. Op die manier stimuleert de vlakke structuur de betrokkenheid en versnelt het de besluitvorming.
Werken volgens deze structuur kan tijdrovend zijn: door de grote autonomie is sterke communicatie essentieel bij deze structuur. Toch bepaal je zelf hoe ver je gaat in het afvlakken van de structuur. Je kan kiezen om gewoon de managementlagen te verminderen, of je kan tot het andere extreem gaan en alles gelijktrekken.
Bij Alan is bijvoorbeeld iedereen aandeelhouder en verloopt het loonproces compleet transparant. Ondek in ons interview met Jean-Charles Samuelian-Werve, CEO van Alan, hoe ze dat aanpakken.