Wat is een organigram?
Een organigram of organogram is de visuele uitwerking van de interne structuur van een bepaalde organisatie.
Er zijn natuurlijk verschillende interpretaties van welke informatie en organigram moet bevatten. We kunnen wel stellen dat het meestal deze volgende componenten zal weergeven:
- Hoe bedrijfsactiviteiten (departementen, business units, teams, processen) ingericht zijn om maximaal de bedrijfsdoeleinden na te streven.
- Medewerkers van de organisatie binnen deze bedrijfsactiviteiten, de rollen die ze uitoefenen en de verantwoordelijkheden die ze dragen.
- Hoe verschillende medewerkers zich tegenover elkaar verhouden.
- Hoe informatie vloeit tussen de verschillende delen van de organisatie.
Dit is waar we stoten op één van de grootste tekortkomingen van het organigram. Het is een momentopname. Het organigram visualiseert enkel hoe de organisatie gestructureerd is op exact dat moment. Jammer genoeg verandert organigram van een communicatiemiddel naar een historisch document vanaf het moment dat er zich wijzigingen voordoen.
Wat als je een organigram kon maken, die zijn structuur en informatie aanpaste op het moment dat deze wijzigingen zich voordoen?
Een organigram maken met Officient
Officient is per definitie een Human Resources Information System (HRIS). Dit betekent dat onze hr software alle informatie gaat centraliseren van werknemers doorheen het gehele bedrijf. Omdat we gegevens synchroniseren met het sociaal secretariaat, beschikken we steeds over accurate werknemersgegevens.
Het samenbrengen van werknemersgegevens betekent dat we een dynamisch organigram kunnen visualiseren voor onze klanten.
- Bij iedere aanwerving of ontslag die binnenkomt via het sociaal secretariaat, zal de persoon toegevoegd worden aan het organigram. Stel een manager en team in voor deze persoon en de boom past zich automatisch aan.
- In tegenstelling tot een sociaal secretariaat, kan Officient wel freelancers, stagiairs en andere types van werknemers gaan integreren. Zo krijg je een meer compleet beeld van de organisatie en de verschillende stakeholders.
- Je ziet steeds de managers van verschillende teams binnen de organisatie. Klik op hun portret om de verschillende teams open te klappen.
- Voor elke medewerker zie je de profielfoto, de naam, de rol en kan je makkelijk gaan navigeren naar het werknemersprofiel.
- Het organigram past zich automatisch aan, afhankelijk van de grootte van de organisatie en de niveaus die uitgeklapt zijn. Je navigeert door te klikken en te slepen of je kan in-en uitzoomen om snel de juiste persoon te vinden.
- Heb je het organigram nodig buiten de hr tool? Geen probleem, Je kan de volledige structuur met één klik exporteren naar een pdf.
Waarvoor kan een organigram allemaal nuttig zijn?
1. Onboarden van nieuwe werknemers
Bij de onboarding van nieuwe werknemers in het bedrijf, is de cultuur, medewerkers, de werking van verschillende onderdelen en de rol die zij daarin zullen spelen... niet altijd zo vanzelfsprekend. Aanwervingen komen terecht op hun nieuwe werkplek en willen direct een vliegende start nemen, maar ook te weten komen wie iedereen is én hen ook daadwerkelijk leren kennen. Dit kan snel overweldigend zijn. Een organigram kan een heel handige tool zijn om duidelijk te maken wie iedereen is en bij wie je terecht kan bij vragen of problemen.
2. Beter zicht op complexiteit en workload voor managers
Omdat een organigram een visueel middel is om organisatiestructuren te gaan weergeven, wordt het snel duidelijk wat de workload is voor de verschillende managers. Daarnaast zie je ook snel de mate van complexiteit die er heerst binnen de organisatie. Wanneer er teveel niveaus zijn, vloeit informatie niet natuurlijk en ga je richting een bureaucratisch model. Het organigram wordt zo een handig hulpmiddel om efficiëntere organisaties te gaan ontwerpen.
3. Productiviteit van hr en managers verhogen
Hr medewerkers en managers moeten zich vaak bezig houden met het zoeken en communiceren van informatie. Je verbinden met de juiste persoon als je hulp nodig hebt met een probleem, daar ga je best naar je manager voor of bel je eens naar hr. Toegang hebben tot een actueel organigram, maakt het voor hen een stuk makkelijker om je in verbinding te stellen met de juiste persoon, wat de productiviteit ten goede komt.