Vandaag vieren we Data Protection Day. Deze dag werd in het leven geroepen om meer bewustzijn te creëren rond het beschermen van persoonlijke gegevens. Daarnaast wil het ook initiatieven en tools promoten die data privacy helpen beschermen. Je ontdekt in dit artikel hoe Officient werkgevers helpt om meer transparantie en betere bescherming te bieden rond hr-data van medewerkers, zodat jouw onderneemt kan voldoen aan de GDPR-wetgeving.
Waarom vieren we dit op 28 januari? Deze dag is het jubileum van het goedkeuren van Conventie 108. Deze conventie is een hoeksteen van data privacy en dient als basis voor verschillende wetteksten over het beschermen van persoonlijke gegevens.
Quick recap: Hoe GDPR individuen helpt om meer controle te krijgen over hun persoonlijke data
De General Data Protection Regulation is een Europese verordening die op 25 mei 2018 volledig in werking is getreden. Het belangrijkste gevolg van deze wet is dat er strengere regels worden vastgelegd rond het bewaren en verzamelen van persoonsgegevens. Daarnaast zijn er ook duidelijke maatregelen gedefinieerd om het correct naleven van deze wet te gaan handhaven.
Zo moeten organisaties op een transparante manier communiceren welke persoonsgegevens ze verzamelen en waarom ze dit nodig hebben. Zo wordt verhinderd dat gebruikers worden opgelicht door speciale regeltjes die bedolven zijn onder tientallen pagina's juridisch vakjargon. Organisaties moeten ook duidelijk kunnen aantonen hoe en wanneer deze gegevens verzameld zijn geweest. Als individu moet je dus altijd expliciet je toestemming geven (opt-in) vooraleer jouw gegevens mogen bewaard worden.
Eindelijk een centraal overzicht van alle hr-data die je bedrijf bijhoudt dankzij de Self Service-app
Officient als HR-platform gaat om met heel wat gevoelige informatie van werknemers. Zo bewaren we data rond persoonlijke -en contactgegevens, looninformatie, gegevens over verlof, prestaties en meer. Dit betekent dat we vanaf het begin moesten zorgen voor een stevige beveiliging van het platform en alle hr-data die in het systeem wordt geplaatst. Deze blogpost geeft alvast meer uitleg over welke maatregelen wij nemen om alle data van gebruikers in ons systeem te gaan beveiligen.
Welke gegevens gaat mijn werkgever bijhouden?
Deze vraag komen we vaak tegen wanneer we spreken met medewerkers. Voor hen is het vaak onduidelijk welke informatie wordt bijgehouden door de werkgever. Vaak is dit omdat veel van deze gegevens verspreid zitten doorheen sheets, tools of archiefkasten. Het wordt dan ook moeilijk om deze gegevens snel even te raadplegen of aanpassingen te maken wanneer data incorrect is.
Met Officient kunnen onze klanten transparant communiceren over de gegevens ze nodig hebben van medewerkers. Via de Self Service-app zien medewerkers een duidelijk overzicht van alle informatie die wordt bijgehouden van hen. Met de app kunnen ze ook zelf wijzigingen maken wanneer gegevens verouderd of foutief zijn.
Wijzigingen die invloed hebben op processen zoals loonberekening (bv. woon-werkverkeer) of verlof, zullen wel nog eens finaal door de werkgever moeten worden goedgekeurd.
Waarom heeft Officient deze data nodig?
Veel van de informatie die een onderneming moet bewaren van zijn werknemers, is ter ondersteuning van essentiële bedrijfsprocessen. Zo zijn persoonlijke -en adresgegevens nodig voor de loonberekening, maar ook om contracten op te maken. Bovendien moeten sommige documenten ook voor wettelijke redenen langer bewaard worden.
Hier vind je een volledig overzicht van welke gegevens Officient verzameld van medewerkers, waarom we deze gegevens nodig hebben en hoelang we deze bewaren.
Start vandaag nog met een betere oplossing om hr-data van medewerkers te beschermen door Officient gratis te proberen.