Prestaties beoordelen, voor velen is het een lastige opgave die uiteindelijk zo goed als geen resultaat oplevert. Zo blijkt maar liefst 90% van beoordelingssystemen niet succesvol te zijn. Maar hoe moet het dan wel? In een aantal blogpost zullen we je op weg helpen om meer inzicht te krijgen in wat werkt, wat niet en wat je opties zijn.
In deze tweede post, zullen we het hebben over het belang van het bepalen van het doel van het gesprek. Wat zijn de opties en hoe maken we de juiste keuze?
Welk doel dient het beoordelings- of functioneringsgesprek?
Evaluatiegesprekken zijn een realiteit in veel organisaties. Helaas worden ze vaak niet correct uitgevoerd. Vaak loopt het fout omdat men op voorhand niet heeft vastgelegd wat men met het gesprek wil bereiken. Stel jezelf dus eerst de vraag, welk doel dient het gesprek? Van daaruit volgt dan de keuze voor het gesprekstype.
- Het doel van een beoordelingsgesprek de prestaties van een medewerker te beoordelen. Het resultaat van zo’n gesprek is de basis voor het nemen van beslissingen over bijvoorbeeld loonsverhogingen.
- Het doel van een functioneringsgesprek is het bespreken van de ontwikkeling en groei van de medewerker. Aan dit soort gesprek hangen er geen consequenties vast.
Te vaak een beoordelingsgesprek, te weinig een functioneringsgesprek
Steeds meer komt de focus te liggen op levenslang leren. Jezelf als medewerker bijscholen en groeien binnen je functie, in de breedte en/of de diepte, wordt steeds belangrijker. Maar medewerkers kunnen dit niet alleen. De organisatie moet hen daarin steunen.
In een functioneringsgesprek fungeert de leidinggevende als coach, is er open tweerichtingscommunicatie en heeft men een duidelijk doel voor de toekomst.
In tegenstelling tot het beoordelingsgesprek, gaat de leidinggevende niet enkel oordelen, maar ook luisteren. De open tweerichtingscommunicatie laat toe dat ze samen een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) kunnen opstellen. De leidinggevende, die een coachende rol aanneemt, zal het zelf-reflecterende en zelfsturende vermogen van de medewerker stimuleren, zodat deze zich kan ontwikkelen in zijn of haar functie. Het doel van een functioneringsgesprek is dus eerder inspireren en ondersteunen, dan onderwijzen.
Verder ligt er nog een groot verschil in de focus die beide gesprekken leggen. Waar beoordelingsgesprekken zich vooral focussen op prestaties, gedrag en realisaties uit het verleden, zal het functioneringsgesprek zich toespitsen op de toekomst. Waar kan de werknemer nog groeien? Wat heeft hij/zij hiervoor nodig? Hoe gaan we dit opvolgen?
Verder zien we een trend om aanwezige positieve eigenschappen te verfijnen en minder focus te leggen op werkpunten. Hoewel het een goed idee is om de focus op positieve eigenschappen te leggen, want dit motiveert mensen, mag men niet vergeten ook de nodige feedback te geven.
Hou beide gesprekken gescheiden
Beide gesprekken verdienen hun plaats in een organisatie, maar het gevaar ligt hem in het simultaan gebruik. Eerlijkheid en openheid ligt aan de basis van een functioneringsgesprek, maar wanneer in hetzelfde gesprek ook besproken wordt of iemand op basis van zijn prestaties een loonsverhoging krijgt, loopt het mis.
Wanneer iemand weet dat hij of zij een loonsverhoging kan krijgen, is het heel moeilijk om een eerlijk gesprek te hebben. De persoon in kwestie zal zich willen bewijzen en (deels onbewust) aan impressiemanagement doen. Dat wil zeggen dat die zich zo goed mogelijk zal voordoen om een positieve indruk na te laten bij de leidinggevende.
De medewerker zal in dat geval waarschijnlijk niet in staat zijn om werkpunten aan te halen en te bespreken, uit angst de loonsverhoging niet te krijgen. Dit zorgt ervoor dat de gunstige eigenschappen van het functioneringsgesprek, namelijk de ontwikkeling van de medewerker, teniet worden gedaan. Werkpunten aanhalen, creëert de ruimte om eventuele trainingen en/of opleidingen bespreekbaar te maken.
Cruciaal en niet te vergeten is de communicatie
Wanneer je effectief het onderscheid hebt gemaakt, is het even belangrijk dat dit ook wordt gecommuniceerd naar de medewerkers en leidinggevenden. Transparantie is hier zeer belangrijk. Medewerkers moeten zich veilig voelen op de functioneringsgesprekken. Alleen dan kunnen ze eerlijk en open zijn over hun werkpunten en/of onzekerheden.
Leidinggevenden moeten het weten omdat zij het moeten uitvoeren. Het is aan hen de taak dit onderscheid in praktijk om te zetten, en medewerkers het vertrouwen te geven dat nodig is om te kunnen groeien.