Een offboarding betekent het einde van de employee journey bij jullie bedrijf. Maar vergis je niet: ook dit laatste contactpunt is enorm belangrijk. Om alles praktisch op orde te brengen, maar ook om af te sluiten op goede voet. Er zijn een aantal zaken die je niet mag vergeten in deze laatste stappen.
💬 Het exitgesprek
Op de eerste plaats: het exitgesprek. Het laatste, maar ook het perfecte moment om te peilen naar feedback van de medewerker die vertrekt. Een gesprek dat ongetwijfeld veel meerwaarde zal hebben. Vertrekkende medewerkers hebben namelijk niets meer te verliezen, en zijn daardoor geneigd zijn heel open en eerlijk te antwoorden op al je vragen. Met informatie uit exitgesprekken kan je aan de slag om een betere ervaring te creëren voor huidige en nieuwe medewerkers.
Vergeet tijdens dit gesprek niet om de medewerker de ruimte te geven om vragen te stellen. Of het nu gaat om een vrijwillig vertrek of een ontslag, de medewerkers zal hoogstwaarschijnlijk op zoek zijn naar een aantal antwoorden. Jullie kunnen op een constructieve manier afronden door hem/haar deze te geven.
Op zoek naar inspiratie om het exitgesprek in goede banen te leiden? In dit artikel geven we je 8 vragen die je zeker moet stellen.
⚖️ De compliance
Een offboarding is net als een onboarding deels een wettelijk en administratief proces. De medewerker zal bepaalde documenten nodig hebben van jou als werkgever. Denk maar aan het correct afsluiten van de samenwerkingsovereenkomst. Bezorg hem/haar deze documenten en onderteken ze en laat ze ondertekenen. Ook voor de overheid zal je enkele documenten in orde moeten brengen, zoals de Dimona.
Let op: ontsla je als werkgever de medewerker, dan moet je je aan een aantal specifieke regels houden. Zo ben je verplicht om een motivatie voor ontslag op te stellen of een outplacement te regelen.
📝 De gegevens
Een medewerker die vertrekt, vertrekt ook uit al je systemen. Wat bedoelen we daarmee? Dat je tijdens een offboarding alle persoonlijke gegevens en documenten van deze medewerker dient te verwijderen. Dat gaat van e-mailadres tot ziektebriefjes, van rekeningnummer tot loonbrieven. Bepaalde documenten m.b.t. fiscaliteit of de loonverwerking moeten wel langer worden bewaard, maar normaal neemt jouw sociaal secretariaat deze verantwoordelijkheid voor zijn rekening.
Heb je een tool voor je medewerkers? Dan kunnen zij in de meeste gevallen zelf hun gegevens wissen en/of downloaden. Zo hoeven ze je niet te mailen en hebben ze hun data in eigen handen.
🔨 De werkmiddelen
Wat medewerkers ontvangen van jou als werkgever om hun job uit te kunnen voeren, dienen ze bij de offboarding ook terug te geven. Deze zijn immers eigendom van het bedrijf. Vraag daarom expliciet aan de medewerker om de middelen die eigendom zijn van je bedrijf, zij het een laptop of beveiligingskleding, terug te geven en berg deze veilig op voor nieuwe medewerkers. Sluit ook alle digitale toegangen af. Een tool zoals Officient kan je helpen om nauwkeurig bij te houden wie welke werkmiddelen heeft en welke toegangen verschaft werden.
Wat met intellectuele eigendommen? Deze kun je in principe niet terugvragen. Door ervoor te zorgen dat de vertrekkende medewerker geen wrok koestert, zorg je er echter wel voor dat hij/zij geen reden heeft om bedrijfsgeheimen ergens anders te gaan verkondigen.
🥁 De communicatie
Tijdens een offboarding is het ook belangrijk om de collega’s op de hoogte te brengen van het vertrek. Communiceer dit eerst naar het specifieke team toe, en daarna ook op een tactvolle manier naar de andere medewerkers in je bedrijf. Vergeet tot slot ook de (externe) contacten van de medewerker niet in te lichten indien nodig en relevant.
🚀 De overdracht
Hoewel niemand graag mensen ziet vertrekken of ontslaat, gaat het werk wel gewoon door. Vraag daarom aan de medewerker om de stand van zaken even toe te lichten en wijs zijn/haar openstaande taken toe aan ofwel de nieuwe medewerker ofwel een collega.
Heb je al iemand nieuw gevonden die snel kan starten? Dan kan je voor een vlotte overdracht de nieuwe medewerkers al laten meelopen met de vertrekkende medewerker.
🥂 De afscheidsdrink
Is het een echt afscheid zonder te tonen dat de medewerkers en diens werk waardeert? Wij vinden van niet. Trakteer de medewerker daarom een laatste keer op een drink met het voltallige team. Benoem enkele prestaties, haal een hoop leuke anekdotes aan en bedank hem/haar. Je kan eventueel ook een kleine attentie voorzien.
🤝 Het contact houden
Tot slot raden we je aan om ook na de offboarding contact te houden met de medewerker. Zo houd je de deur op een kier wanneer hij/zij ooit zou willen terugkeren. Volg bijvoorbeeld het verdere verloop van hun carrière of richt een alumni-groep op.
Je offboarding-proces in kannen en kruiken gieten? Met een brede HR tool zoals Officient stroomlijn je het programma en volg je alle zaken makkelijk op via een digitale checklist. Mis nooit meer een to-do of deadline, neem op goede voet afscheid en vloei je zonder moeite over in de onboarding van de nieuwe medewerker.