Vergaderen, het is essentieel om iedereen binnen je kmo op dezelfde lijn te krijgen. Toch is het vaker wel dan niet een huzarenwerk, zeker nu die vergaderingen meestal online doorgaan. Ontdek hier welke zaken ervoor zorgen dat je vergaderingen niet efficiënt verlopen, en vooral wat je er als zaakvoerder of hr-manager aan kan veranderen.
📧 Het dit-had-een-mail-kunnen-zijn gevoel
Mensen zijn gesteld op hun tijd: iedereen heeft drukke agenda’s die ze zo goed en snel mogelijk willen afwerken. Vergaderingen gooien roet in dat eten, des te meer wanneer ze eigenlijk nutteloos zijn. Hebben je medewerkers dit gevoel, dan is de kans groot dat ze minder actief zullen meewerken tijdens de vergadering.
Plan je vergaderingen daarom slim in en vergader zo weinig mogelijk. Ga volgende zaken na: Is een volledige vergadering wel degelijk noodzakelijk, of kan ik het oplossen via mail of een samenwerkingsplatform? Hoe dringend is het dat we deze zaken bespreken? Heeft de medewerker is kwestie hier momenteel de tijd voor?
😵 De van-her-naar-der-en-terug chaos
Niets vervelender dan een vergadering zonder houvast waarbij van het ene punt naar het andere en terug wordt gevlogen alsof het niets is. Je wilt zowel jezelf en je medewerkers structuur en overzicht bieden. Stel vooraf agendapunten op en communiceer intern door je notities te delen met je collega’s, dan kunnen ook zij de vergadering voorbereiden. Op die manier en met de nodige transparantie zal alles vlotter verlopen.
Houd je tijdens de bespreking ook aan je voorbereiding. Blijf bij het onderwerp dat je vooropgesteld hebt tot dit deel is afgerond, ga daarna pas over naar het volgende punt. Zo voorkom je dat er tussendoor belangrijke dingen worden aangehaald die ofwel vergeten worden, ofwel verwarring creëren.
⌛ De hoe-lang-duurt-het-nog vraag
We vallen in herhaling, maar het is dan ook echt belangrijk: tijd is kostbaar. Zitten wachten tot een uitgestelde vergadering start of tot een uit de hand gelopen vergadering stopt, verlaagt de motivatie en laat de aandacht afdwalen. Uit zo’n vergadering komt zelden iets goeds voort. Respecteer de tijd van je medewerkers door een start- en eindduur vast te leggen én je daar ook effectief aan te houden.
💬 De ga-ik-mijn-mening-kunnen-delen stress
Veel vergaderingen worden gehouden met veel volk. Kan iedereen aan het woord komen? Wij geloven er sterk in dat iedereens input waardevol kan zijn en gehoord moet worden. Medewerkers die aanvoelen dat ze niet betrokken worden, zullen namelijk minder alert zijn en sneller afhaken. En wie weet, misschien komen er geweldige ideeën voort uit een opmerking van één van je collega’s.
Neem dat idee mee in je voorbereidingen en voorzie een onderdeel waarin medewerkers vragen, ideeën, inzichten... kunnen delen. Die kunnen dan aan het einde van de vergadering besproken worden. Zo valt niemand uit de boot
😴 Het ik-ben-compleet-uitgeput gevoel
Te zwaar beladen vergadering zijn niet enkel nefast voor de vergadering zelf, maar ook voor het werk nadien. Beiden zullen minder efficiënt verlopen als er geen pauzes of lichtere agendapunten aan bod komen. Voorzie daarom expliciet tijd om eventjes te ontspannen door ofwel een korte pauze in te lassen, ofwel luchtigere/leuke/persoonlijke updates te delen. Iedereen neemt dan wat afstand van de druk en kan daarna met een fris hoofd verder.
🤯 De ga-ik-dat-allemaal-kunnen-onthouden stress
Er wordt veel aangekaart en aangehaald tijdens een vergadering: van doelstellingen tot resultaten, van taakverdeling tot deadlines. Hoe kunnen je medewerkers alles goed meekrijgen als ze constant aan het noteren zijn? En hoe kunnen ze het onthouden als ze niet noteren?
Wees duidelijk. Stel eerst en vooral heel helder voor wat de doelen, deadlines,... zijn. Zorg er ten tweede voor dat ze haalbaar en realistisch zijn. Op die manier voorkom je dat je medewerkers overweldigd worden. Stel ten derde één iemand aan die notities neemt en laat die persoon ze onder het motto “sharing is caring” delen.
Wil je meer weten over hoe je het beste uit jezelf en je mensen kan halen? Over hoe je je bedrijfsgroei kan versnellen door je productiviteit te verhogen? Binnenkort brengen we een gids uit voor iedereen met drukke agenda’s, waarin we je de beste methodes aanreiken om zowel zelf en als bedrijf productiever te worden. Stay tuned!