Loonberekening
Het einde van de maand is er steeds sneller dan je denkt, wat voor meeste bedrijven betekent dat de loonberekening van de werknemers er zit aan te komen. Voor mensen vertrouwd met de personeelsadministratie, betekent dit tijdig de juiste informatie doorspelen naar het sociaal secretariaat voor een correcte uitbetaling. Een noodzakelijk proces waar al eens fouten kunnen gebeuren. Dit kan dan ook leiden tot ongewenste frustraties bij de werknemers. Daarom lijsten we voor jullie even de belangrijkste gegevens op die gecommuniceerd moeten worden voor een correcte loonberekening.
In- en uitdiensttredingen
De Dimona-aangifte is het elektronische bericht waarmee de werkgever iedere wijziging in personeelsbestand gaat aangeven bij de RSZ. Zo weet het sociaal secretariaat steeds voor welke medewerkers en gedurende welke periode deze personen moet betaald worden.
Ga bij het aanwerven van nieuwe kandidaten ook steeds na als deze de juiste vakantie-attesten kan bezorgen van zijn vorige werkgever. Zo zorg je voor een snellere onboarding van de nieuwe werknemer bij het sociaal secretariaat.
Zorg ervoor dat geen enkele stap of document wordt vergeten bij het onboarden van je nieuwe medewerker dankzij deze handige onboarding checklist:
Vakantie en ziekte
Hoewel de warme zomermaanden nog even op zich laten wachten, betekent dit niet dat er nog geen vakantie opgenomen wordt. Zo is het belangrijk om een duidelijk overzicht te hebben van alle opgenomen vakantiedagen en hun type voor de afgelopen maand. Vergeet ook zeker niet te controleren of er ziektedagen zijn doorgegeven met het ziektebriefje en of deze al dan niet moeten uitbetaald worden.
Persoonlijke gegevens
Controleer ook zeker of er bij bepaalde werknemers persoonlijke gegevens veranderd zijn. Woont iemand op een ander adres of is er een wijziging in de burgerlijke staat, dan moet je dit zeker doorgeven aan het sociaal secretariaat voor de loonberekening.
Waarom is dit zo belangrijk? Een adreswijziging kan al direct invloed hebben op uitbetaling van woon-werkverkeer. Wijziging van de burgerlijke staat heeft een rechtstreekse invloed op de bedrijfsvoorheffing die berekend wordt.
Met Officient kan de werknemer via zijn persoonlijke self-service makkelijk zijn of haar gegevens snel aanpassen. Zo besparen we werk bij HR en leggen we een deel van de verantwoordelijkheid bij de werknemer, wat voor meer transparantie zorgt.
Variabele verloning
Steeds meer ondernemingen keren een variabel loon uit, hoewel dit nog steeds frequenter voorkomt bij bepaalde sectoren of specifieke functies. Enkele voorbeelden hiervan zijn het uitbetalen van bonussen, premies, commissies, de collectieve loonbonus of warrants. In 2018 kan je dankzij onze overheid daar ook nog eens de winstbonus aan toevoegen. Ook deze informatie over variabele verloning en de prestaties die eraan verbonden zijn, bezorgt u best z.s.m. aan het sociaal secretariaat.
Onkosten
Transportkosten, overnachtingen, etentjes, telefonie.. Er zijn heel wat onkosten die een werknemer ten laste van de werkgever kan gaan maken. Ga dus zeker na welke onkosten werden gemaakt gedurende afgelopen maand en of deze aanvaardbaar zijn. Vervolgens maak je al deze informatie over aan je sociaal secretariaat zodat ook deze kosten via de loonbrief kunnen uitbetaald worden.
Officient kan jouw onderneming helpen met het versnellen van de uitbetaling. Wij helpen je alle data rond werknemers, vakantie, variabele verloning en meer te gaan centraliseren in één tool. Wanneer het einde van de maand nadert, kan je snel alle bovenstaande informatie gaan controleren met onze tool en zelfs jouw payroll consultant read-only access geven.