Veel hrm pakketen bieden een Self Service, maar slechts weinig gebruikers weten wat dat precies inhoudt en hoe ze het tot hun voordeel kunnen aanwenden. Het is nochtans één van de grootste pluspunten van hr software. Leer in deze blogpost wat een Self Service-app je allemaal te bieden heeft.
Wat is een Self Service?
Een Self Service is een portaal dat gekoppeld is aan de meeste hr software systemen en die medewerkers toegang verleent tot de voor hen relevante hr-informatie. Deze toegang is weliswaar beperkt. Toch staat het je medewerkers toe om meer verantwoordelijkheid te nemen, vooral in hr-taken die zijn toegespitst op hun persoonlijke data en ontwikkeling. Waarom dat zo’n belangrijk onderdeel is van het e-hrm pakket? Het maakt hrm efficiënter, logischer en krachtiger.
Een win-win situatie
Een Self Service-app biedt zowel voordelen voor leidinggevenden en hr-managers als voor medewerkers. De ene wint tijd, de andere autonomie. Wat heeft het specifiek te bieden?
Employee empowerment
Een Self Service geeft medewerkers de kans om hun eigen data te beheren. Hier vind je enkele voorbeelden van wat ze zelf kunnen bekijken, ingeven en aanpassen:
- persoonlijke gegevens
- verlofaanvragen of verlofdagen
- performance reviews
- belangrijke bedrijfsdocumenten
- persoonlijke documenten
- looninformatie
- hr-policies
- opleidingsbudgetten
Door hen rechtstreekse toegang te geven, hebben ze meer verantwoordelijkheid én meer controle over alle hr-informatie die aan hen gelinkt is. Dit creëert vertrouwen, tevredenheid en uiteindelijk meer betrokkenheid.
Conform en correct databeheer
Doordat deze veelal persoonlijke en dus gevoelige data kan worden beheerd door medewerkers zelf, volgt het de wet- en regelgeving strikt op. Je medewerkers hebben door de Self Service zelf het eindrecht in welke data van hen wordt bijgehouden.
Bovendien kennen zij als geen ander hun eigen gegevens en maken zij zelf deel uit van bepaalde processen waar hr buiten staat, zoals bijvoorbeeld het functioneringsgesprek. Je vermijdt als het ware de “middle man” die details fout zou kunnen interpreteren en bijgevolg ook fout ingeven. Daarom is de informatie vaak accurater én authentieker.
Transparante on-the-go processen
Verlof aanvragen, contracten digitaal tekenen, een loonbrief downloaden, het verslag van een functioneringsgesprek herbekijken... het kan altijd en overal. Doordat alle informatie wordt verzameld binnen de Self Service-app hoef je als (hr-) manager niet op elk moment beschikbaar te zijn. Medewerkers zien hun vragen vlot beantwoord in de app en kunnen dus ook bepaalde taken perfect zelfstandig uitvoeren, waar ze maar willen.
Betekenisvolle samenwerkingen
Zo’n Self Service is een hulpmiddel maar het is absoluut de niet de bedoeling dat de rol van hr-managers overbodig wordt. Integendeel: het zorgt voor een beter begrip van het vooropgesteld hr-beleid en een goede samenwerking om het te doen slagen. Iedereen krijgt taken toegewezen en samen kan je zonder omwegen naar het eindpunt werken, zij het loonverwerking of een functioneringsgesprek.
Positieve impact op hr-functie
Alle bovenstaande zaken leiden tot een enorme tijds- en werkbesparing op vlak van hr-administratie. Hr-managers zijn befaamd om hun zware workload. Door het wegnemen van de rompslomp, het invoeren van personeelsdata en het beantwoorden van simpele vragen, kan je de focus verleggen naar waar het echt om draait: de human touch.
Je hr-beleid wordt op die manier krachtiger. Je kan bouwen aan een mensgerichte strategie waarin de aantrekking en ontwikkeling van getalenteerde medewerkers centraal komen te staan en je kan hen daarin oprecht begeleiden.
Aangezien we willen inzetten op meer overzicht en meer samenwerking, kon ook bij Officient de Self Service niet ontbreken. Lees hier alles over hoe die werkt. Wil je het zelf testen? Vraag dan nu je demo aan en probeer het 14 dagen gratis.