Oké, je wil graag een paar grote (of kleine) veranderingen maken in je kmo en de werking van je teams. Hoe pak je dat aan?
Met change management heb je een grotere kans op een succesvolle implementatie én zorg je voor minder weerstand bij je medewerkers. Officient sprak met Stephanie Roose, freelance change manager, en geeft je in dit artikel haar beste tips om er mee aan de slag te gaan!
Wat is change management?
Change management is het ondersteunen en begeleiden van alle stakeholders van de verandering, zodat een onderneming alle veranderingen vlot en succesvol kan implementeren.
Experts zoals Stephanie ervaren vaak dat er weerstand is binnen een bedrijf tijdens een veranderproces. Meestal is dat het gevolg van onduidelijkheid (Waarom doen we dit? Wat is de meerwaarde?) en een gebrek aan ondersteuning (Ik snap het niet, ik weet niet waar te beginnen,...). Change management en een sterk HR beleid bieden hier houvast én zorgen ervoor dat projecten binnen de afgesproken timing en budget kunnen blijven.
4 tips om succesvol aan change management te doen
Bij kmo’s wordt change management vaak aanzien als een extra en nodeloze stap, omdat er minder medewerkers en kleinere teams zijn dan bij grotere bedrijven. Toch is het ook voor kmo’s een opportuniteit voor groter succes!
Wil je ook change management een kans geven? Gebruik deze tips van Stephanie Roose om vlot aan de slag te gaan met change management.
1. Denk al in de voorbereidende fase aan een change manager
Wees niet bang om te overwegen of je wil samenwerken met een change manager nog voor je echt begint aan het doorvoeren van de veranderingen. Vanaf dat je weet dat er (grote) veranderingen aankomen, moet je nadenken over een change manager. Door er vroeg bij te zijn, worden de meeste problemen al vermeden. En dat betekent een hogere kans op succes.
In de voorbereidende fase heb je de kans om goed na te denken over impact, de processen, de verantwoordelijkheden... van de aanstaande verandering. Een change manager zoals Stepahnie Roose zal je helpen om de juiste vragen te stellen:
- Hoe gaan we de verandering aanbrengen?
- Wie zijn de stakeholders van de verandering?
- Is er een opleiding nodig?
- Wat is de deadline om de opleiding af te ronden zodat mensen klaar zijn voor de verandering?
2. Denk op lange termijn
Het is niet altijd makkelijk om op lange termijn te denken. De focus ligt vaak op de initiële en directe impact van een verandering. Vergeet echter niet om ook te bedenken wat het uiteindelijke doel is. Dan komt de communicatie ter sprake.
Zorg er voor dat je de langetermijnvisie ook communiceert aan je medewerkers. Als zij het waarom niet begrijpen, dan komt er frustratie naar boven. Het systeem of de software die ze gebruiken werkt toch? Waarom moeten ze dan iets nieuws doen? Het is aan de change manager en het HR team om bij te sturen en te verduidelijken d.m.v. weloverwogen change management.
3. Betrek alle stakeholders
Deze tip geldt voor alle veranderingen, maar het is vooral een probleem bij het aanschaffen en uitrollen van nieuwe systemen en software, merkt Stephanie. De beslissing wordt genomen, er worden wel een aantal mensen geïnformeerd, maar er worden bijna altijd mensen over het hoofd gezien.
Zonder gestructureerd change management kan het zijn dat de medewerkers op een dag arriveren, en zien dat er nieuwe software gekocht en geïnstalleerd is. Soms is niet iedereen op de hoogte, maar soms is het een kwestie van (een gebrek aan) opleiding. Dit zorgt ervoor dat de verandering extra frustratie met zich meebrengt. Te snel van start gaan betekent dat niet iedereen er klaar voor is.
💡 Extra tip: maak een stakeholder map om echt in kaart te kunnen brengen wie er de effecten van de verandering zullen ervaren. Zo vergeet je niemand op te leiden of informatie te geven.
4. Geef HR een begeleidende rol
Als het aankomt op change management, wordt er van HR verwacht om mee te denken over onderwerpen zoals opleidingen, communicatie, onboardings, rollen en verantwoordelijkheden. Geeft HR echter ook een begeleidende rol. Zij hebben de ervaring om je medewerkers én leidinggevenden te ondersteunen.
HR kan de leidinggevenden helpen in hun communicatie, implementatie en het organiseren van opleidingen. Bovendien zijn ze een herkenbaar aanspreekpunt voor vragen en bedenkingen van medewerkers. Geef jouw HR-professionals de ruimte om de medewerkers en de managers te sturen vanuit hun eigen expertise.
Ik raad snelgroeiende organisaties aan om niet te lang te wachten om in het HR team iemand aan boord te nemen die specifiek gericht is op verandering.
- Stephanie Roose, freelance change manager
Veranderingen weloverwogen aanpakken
Change management kan een uitdaging zijn voor een kmo. Er komt veel bij kijken en we willen graag snel schakelen. Toch zijn er een paar stappen die je kan doen om je succes te vergroten: overweeg om een professional in te schakelen, denk altijd over de impact op lange termijn, betrek iedereen die de gevolgen van de verandering zal ervaren, en laat je HR-professionals een ondersteunende en begeleidende rol opnemen. Ga weloverwogen te werk en maak de nodige veranderingen!
Wil je meer weten over change management? Bekijk onze HR masterclass met Stephanie Roose.